問1
秘書の業務は「定型業務」と「非定型業務」に分けられる。次のうち、非定型業務に該当するものはどれか。
- 上司宛ての郵便物の受け取りと仕分け
- 毎朝の新聞記事のクリッピング
- 予約のない来客への対応と取り次ぎ判断
- 上司のスケジュール表の定期的な更新
問2
上司が出張する際、秘書が事前に準備すべきこととして、最も不適当なものはどれか。
- 出張先での商談内容を秘書が事前にまとめて決定しておく
- 交通機関の時刻や予約の手配を行う
- 宿泊先の予約と確認を行う
- 出張中のスケジュール表を作成して上司に渡す
問3
上司が外出中に、約束のない来客があった。秘書の対応として最も適当なものはどれか。
- 上司がいないので、すぐに帰ってもらうよう伝える
- 上司の帰社予定時刻を伝え、そのまま待ってもらう
- 来客の用件を聞かず、名刺だけ預かっておく
- 来客の名前・用件を確認し、上司に連絡して指示を仰ぐ
問4
上司への報告の仕方として、最も適当なものはどれか。
- 経過を詳しく説明してから、最後に結論を述べる
- まず結論を述べ、次に理由、必要に応じて経過を説明する
- 自分の意見や推測を交えて、上司が判断しやすいようにする
- 報告事項が複数ある場合は、発生した順番にすべて報告する
問5
伝言メモの書き方として、最も不適当なものはどれか。
- 相手の名前・会社名・電話番号を正確に記載する
- 用件の内容を簡潔にまとめて記載する
- 伝言を受けた日時と受けた人の名前を記載する
- 相手の話した内容を一字一句そのまま書き写す
問6
上司の日程管理に関する記述として、最も適当なものはどれか。
- 関係者に配布する予定表には、上司の私的な予定は記載しない
- 予定の変更が生じた場合、関係者への連絡は翌日にまとめて行う
- 上司の予定はすべて秘書の判断で組み入れてよい
- 来客の予定は、当日の朝に上司に知らせれば十分である
問7
上司が出張中に、上司宛ての急ぎの用件で電話がかかってきた。秘書の対応として最も適当なものはどれか。
- 上司の出張先の連絡先を相手に教え、直接連絡してもらう
- 急ぎの用件であっても、上司の帰社まで待ってもらう
- 秘書の判断で用件に対応し、事後に上司に報告する
- 用件を聞き取り、出張先の上司に連絡して指示を仰ぐ
問8
秘書が上司のスケジュールを調整する際の考え方として、最も適当なものはどれか。
- 予定はできるだけ詰めて入れ、空き時間をなくすようにする
- 重要な会議の前後には、準備や移動のための余裕時間を設ける
- 先に入った予定を常に優先し、後からの予定変更には応じない
- 上司の体調に関わらず、予定どおりにスケジュールを進める
問9
上司から「明日の会議の資料を準備しておいてほしい」と指示を受けた。秘書の対応として最も適当なものはどれか。
- 会議の内容・参加者・必要部数などを確認してから準備に取りかかる
- 上司に細かいことを聞くのは失礼なので、自分の判断で資料を準備する
- 資料の準備は秘書の仕事ではないので、担当部署に依頼する
- 前回の会議と同じ資料を用意しておけば問題ない
問10
上司の仕事に関する秘書の対応として、最も不適当なものはどれか。
- 上司の業務内容や関係先を把握しておく
- 上司が優先すべき仕事を理解し、それに合わせて補佐する
- 複数の上司に仕える場合は、それぞれの業務内容や性格を理解しておく
- 上司の仕事の進め方に問題があると感じたら、同僚に相談して改善を促す
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